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如何向高阶主管做简报?

9月 11, 2019 - 职场
如何向高阶主管做简报?

如果你是作简报的人,高阶主管将是你最棘手的一群简报对象。他们极度没有耐性,因为日程安排满档,而且必须做出很多高风险的决策,往往很少有时间来衡量选项。因此,他们不会坐视一个冗长的简报,静待最后的精采内容披露。在你的噱头还没有表演完之前,他们就会打断你的简报了。

那种场面可能很令人沮丧。你可能有很多话要对他们说,而这个简报会可能是你表达的唯一机会。但是,如果你希望他们充分听到你的想法,那就要马上谈到他们关切的事物,以便他们能更有效地作出决定。我曾在许多领域向高阶主管作简报,从喷射引擎到搜索引擎不一而足,我费了一番苦功才学会一件事:如果你在他们面前絮絮叨叨,他们会给你一个表情,意思是说:“你在跟我开玩笑吗?你真的以为我有时间去管那件事吗?”所以要迅速且明确地呈现对他们很重要的资讯,继而要求他们提问,然后结束简报。如果你的高谈阔论是简短的而且有见地,他们会再度仔细聆听。

以下的作法让你能赢得他们的注意和支持:

预先作总结:比方说,你有三十分钟的时间陈述。在你作开场白时,要假设你的整个简报时间削减到五分钟。这将迫使你提出听众真正在乎的资讯:高层次的研究或调查结果、结论、建议、采取行动的呼吁。一开始就清晰、简洁地说出这些重点,然后提出支持的资料数据、细微之处,以及外围的相关材料。

设定期望:要让观众知道你会先花几分钟提出你的总结,其余的时间将进行讨论,那么即使是最没耐心的高阶主管,也比较可能会让你说完主要观点而不打断你,因为他们知道自己很快就可以开始提出问题。

制作总结投影片:制作一叠投影片时,要在前几张列出一个简短的重点概述,其余的投影片应该做为附录。遵守10%的规则:如果你的附录是五十张投影片,就制作五张的总结投影片,依此类推。在你提出总结后,让主管团队主导谈话的进行,在相关的问题和意见提出时,就放映附录的投影片。通常情况下,主管会想要深入探讨有助于他们决策的某些重点。如果他们那样做,你得迅速放映和那些重点相关的投影片。

给予他们要求的事物:如果你受邀简报你们公司在印尼制造工厂淹水的最新情况,那就照做,先不要谈到任何其他事情。这群时间紧迫的高阶主管邀请你发言,因为他们觉得你可以提供他们所欠缺的一项资讯。所以,要直截了当且快速地回应那个具体的要求。

排练:在作简报之前,要请一个同事充当诚实的教练,在他面前练习做你的简报及放映投影片。去找个曾经让高阶主管采纳其想法的人。要求此人给你明确的意见回应:你的资讯的表达清晰且快速吗?你的总结投影片有没有把一切浓缩成有深入见地的精华重点?你有没有漏掉观众可能在期待的任何事项?

听起来好像得做很多事情吗?是的,但是向主管团队作简报是很大的荣誉,可以打开多扇大门。如果你做成功了,具有重大影响力的高阶主管将大力支持提倡你的想法。