专业人士或许自认掌握了自己生活中的许多面向，但他们的行事历常常似乎不在自己掌握之中。想要好好维系专业职涯，取得工作与生活的平衡就变得极为重要。2014年，盖洛普公司（Gallup）发现美国人平均每周工作47小时，将近十分之四的人每周工作超过五十小时。彭博（Bloomberg）也特别指出，汽车工厂的常态做法是一个工作班次12小时，矽谷也以工时超长而恶名昭彰。
长工时成为常态，因而个人的优先事项常常受到忽略。然而，研究显示（特别是关于临终遗言的研究），人们不会记得董事会议，而会记得孩子的棒球赛。领导人（特别是职场父母）在行事历中都必须同时妥善处理很多事项，要如何才能把行事历化为助力，让私人生活也能受到重视？
蜡烛两头烧
想想职场父母需要花心力承担多少责任：常常是两份职涯、孩子和父母自己的各种活动、兼差工作或其他杂事。把这一切都塞进每日工时（甚至超过），显然，职场父母要兼顾这么多事情，就无法留给私人生活太多时间。
想掌控这一切，最好的办法就是把行事历转化为计时器。行事历工具在这方面可以很有帮助，因为它不只能让你记得各项会议或截止日期，也能呈现你如何运用时间。（资讯揭露：我与人共同创立了Calendar.com，我认为这可以让你的行事历安排得井井有条。）如果你清楚看到，在哪些时候自己的优先事项与行程安排搭配不佳，就该采取行动：
先确认自己的优先事项。
错误运用时间的最大原因何在？就是让别人来决定你的优先事项。如果不采用一些准则，你很容易就会答应忽然落到手上的计划或机会。这些机会也许可以推动你的职涯，但也可能没有帮助。
最好的做法，就是在别人告诉你答案之前，先问问自己下面这些问题。有什么事，你不做就会后悔？答案可能是担任高阶主管、跑马拉松、参加孩子的大部分比赛，或是开始经营副业。接着倒过来思考：要如何做到这件事？接下能见度很低的专案，或是把自己的行程塞满而无法充分发挥创意，都可能弊大于利。
那些你觉得自己应该要追求的东西，是你真心想要的吗？这也值得你自问。如果你已经不再那么有兴趣每天做瑜伽、追求再升职，或驾驶接送学童的交通车，就显示你可以用更好的方式运用时间。
预留时段。
预留时段（time blocking，又称timeboxing），可说是职场父母的救星。保留一些时段进行特定活动，就能限制这些活动消耗你多少能量、造成多少影响。
若要决定时段该设得多长，一个好方法是追踪一、两周你运用时间的情形。Toggl或Timely之类的追踪时间应用程式，能协助分析你使用时间的情形。真的值得每天花两小时处理电子邮件吗？需要花很长时间的工作报告，如果交给还在职涯早期、能从延伸型任务（stretch assignment）当中得益的员工，是不是更明智的做法？
我预留时段的方式，是标注出“会议日”，其他人只能预约行事历上的这些日子和我开会。这让我得以在其他日子处理需时较长的工作。另外，我在Google 日历（Google Calendar）上也会开启“缩短开会时间”（speedy meetings）的选项，把开会时间从30分钟调成25分钟。如此我就能在会议之间处理一些杂事，于是我每天几乎都能在5点下班，不会因为要加班而错过晚餐。
事先排好行事历。
这件事听起来或许有点吓人，毕竟没有人会想在月初就面对满满的行事历，但这项技巧能确保优先处理你认为最重要的事项。每月1日前一两天，就先把必要事项的时段排上行事历：足球练习、一对一会议、重要大会、与另一半的约会等。这么一来，你和所有其他人，都能真正看到你在最优先事项之外，还剩下哪些时间。如果其中有些事项后来取消或调整时段，你就能重新获得那些时间。用这种方式，你就不太需要“挤出时间”才能做你真正想做的事，像是上健身房、回家看爸妈。我认识的一位主管，甚至会保留睡眠的时段。对职场父母来说，这可能是提醒你该上床的绝佳做法，好让你隔天过得更顺利。
创造一些小机会。
孩子很快就长大了。一年都没去看他练习棒球，你可能连他的投球姿势都记不得。此外，孩子的上学时间其实也有很多空档，像是教师备课日、假日、半天课，只要事先在学校行事历上查清楚，就能和你自己的行事历做搭配，运用这些小时段给孩子一些惊喜，不论是一起去喝杯奶昔，或是逛动物园。虽然这会让你用掉带薪假（PTO；许多父母除了病假之外很少请假），却可以在休两周的长假之外也能创造回忆。像是去年，我就读幼儿园的女儿很期待下课后和我去吃蛋奶冻的时光，虽然只有短短半小时，但我的注意力全都放在她身上。
善用行事历应用程式，化身超级职场父母有人说“愈忙的人，愈能把事做成”，职场父母尤其是如此。但如果你不满意自己过日子的方式，就很难拿回对生活的控制权。这个时候，行事历可以成为你的帮手，确保最重要的事能得到优先处理。
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