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善用行事历应用程式,化身超级职场父母

9月 9, 2019 - 职场
善用行事历应用程式,化身超级职场父母

专业人士或许自认掌握了自己生活中的许多面向,但他们的行事历常常似乎不在自己掌握之中。想要好好维系专业职涯,取得工作与生活的平衡就变得极为重要。2014年,盖洛普公司(Gallup)发现美国人平均每周工作47小时,将近十分之四的人每周工作超过五十小时。彭博(Bloomberg)也特别指出,汽车工厂的常态做法是一个工作班次12小时,矽谷也以工时超长而恶名昭彰。

长工时成为常态,因而个人的优先事项常常受到忽略。然而,研究显示(特别是关于临终遗言的研究),人们不会记得董事会议,而会记得孩子的棒球赛。领导人(特别是职场父母)在行事历中都必须同时妥善处理很多事项,要如何才能把行事历化为助力,让私人生活也能受到重视?

蜡烛两头烧
想想职场父母需要花心力承担多少责任:常常是两份职涯、孩子和父母自己的各种活动、兼差工作或其他杂事。把这一切都塞进每日工时(甚至超过),显然,职场父母要兼顾这么多事情,就无法留给私人生活太多时间。

想掌控这一切,最好的办法就是把行事历转化为计时器。行事历工具在这方面可以很有帮助,因为它不只能让你记得各项会议或截止日期,也能呈现你如何运用时间。(资讯揭露:我与人共同创立了Calendar.com,我认为这可以让你的行事历安排得井井有条。)如果你清楚看到,在哪些时候自己的优先事项与行程安排搭配不佳,就该采取行动:
先确认自己的优先事项。
错误运用时间的最大原因何在?就是让别人来决定你的优先事项。如果不采用一些准则,你很容易就会答应忽然落到手上的计划或机会。这些机会也许可以推动你的职涯,但也可能没有帮助。

最好的做法,就是在别人告诉你答案之前,先问问自己下面这些问题。有什么事,你不做就会后悔?答案可能是担任高阶主管、跑马拉松、参加孩子的大部分比赛,或是开始经营副业。接着倒过来思考:要如何做到这件事?接下能见度很低的专案,或是把自己的行程塞满而无法充分发挥创意,都可能弊大于利。

那些你觉得自己应该要追求的东西,是你真心想要的吗?这也值得你自问。如果你已经不再那么有兴趣每天做瑜伽、追求再升职,或驾驶接送学童的交通车,就显示你可以用更好的方式运用时间。

预留时段。
预留时段(time blocking,又称timeboxing),可说是职场父母的救星。保留一些时段进行特定活动,就能限制这些活动消耗你多少能量、造成多少影响。

若要决定时段该设得多长,一个好方法是追踪一、两周你运用时间的情形。Toggl或Timely之类的追踪时间应用程式,能协助分析你使用时间的情形。真的值得每天花两小时处理电子邮件吗?需要花很长时间的工作报告,如果交给还在职涯早期、能从延伸型任务(stretch assignment)当中得益的员工,是不是更明智的做法?

我预留时段的方式,是标注出“会议日”,其他人只能预约行事历上的这些日子和我开会。这让我得以在其他日子处理需时较长的工作。另外,我在Google 日历(Google Calendar)上也会开启“缩短开会时间”(speedy meetings)的选项,把开会时间从30分钟调成25分钟。如此我就能在会议之间处理一些杂事,于是我每天几乎都能在5点下班,不会因为要加班而错过晚餐。

事先排好行事历。
这件事听起来或许有点吓人,毕竟没有人会想在月初就面对满满的行事历,但这项技巧能确保优先处理你认为最重要的事项。每月1日前一两天,就先把必要事项的时段排上行事历:足球练习、一对一会议、重要大会、与另一半的约会等。这么一来,你和所有其他人,都能真正看到你在最优先事项之外,还剩下哪些时间。如果其中有些事项后来取消或调整时段,你就能重新获得那些时间。用这种方式,你就不太需要“挤出时间”才能做你真正想做的事,像是上健身房、回家看爸妈。我认识的一位主管,甚至会保留睡眠的时段。对职场父母来说,这可能是提醒你该上床的绝佳做法,好让你隔天过得更顺利。

创造一些小机会。
孩子很快就长大了。一年都没去看他练习棒球,你可能连他的投球姿势都记不得。此外,孩子的上学时间其实也有很多空档,像是教师备课日、假日、半天课,只要事先在学校行事历上查清楚,就能和你自己的行事历做搭配,运用这些小时段给孩子一些惊喜,不论是一起去喝杯奶昔,或是逛动物园。虽然这会让你用掉带薪假(PTO;许多父母除了病假之外很少请假),却可以在休两周的长假之外也能创造回忆。像是去年,我就读幼儿园的女儿很期待下课后和我去吃蛋奶冻的时光,虽然只有短短半小时,但我的注意力全都放在她身上。

善用行事历应用程式,化身超级职场父母有人说“愈忙的人,愈能把事做成”,职场父母尤其是如此。但如果你不满意自己过日子的方式,就很难拿回对生活的控制权。这个时候,行事历可以成为你的帮手,确保最重要的事能得到优先处理。