简单一张表,和你的坏习惯说再见

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我们开始努力追求新目标的时候,总是充满热情活力。在起初几个星期,我们会愿意做出各种改变、往新的方向迈进。但随着时间过去,新鲜感日渐消退,精力耗竭,我们渐渐看不清目标,最后回到现况。

不论你用多么复杂精细的策略来消除坏习惯、打造好习惯,如果不常常追踪检讨自己的进度,就很容易一事无成。每天看看有什么进展,就能鼓励自己前进。如果能找出自己哪里做得不好,就能找出模式、做出调整,不再陷于不自然、没有带来真正改变的习惯之中。

让我们以某科技公司执行长的幕僚长毅民(音译)为例:毅民的同事觉得他的倾听技巧不佳,总是采取微观管理(micromanage),而且不尊重他人的时间。上司希望他能更体贴、多授权给他人。某天同事给他一些特别刺耳的意见,而且和上司的意见不谋而合,毅民终于立志要成为更好的领导人。我和他一起拟定计划,以达成他的目标。

毅民针对收到负面意见的三个领域,各订出一项目标:要更懂得倾听、减少微观管理、尊重他人的时间。这些目标理想远大、值得嘉奖,但很难衡量。我们需要找出方法,让他能用可监测、可追踪的方式来进步。以下是我们想出的方法:

● 更懂得倾听:每天有一场会议不带手机、平板等电子装置。
● 减少微观管理:与部属一对一开会时,使用「授权刻度」(delegation dial)的技巧,以减少对部属的控制,并授权部属承担新的责任。
● 重视他人的时间:把每天发给同事的即时讯息限制在两封以下。

请注意,针对每个目标,他只订出一项简单的任务。如果一下子订出太大或太多任务,只会让人吃不消。任务简单,达成的机率就比较高,等成功之后,再来尝试新的任务,或是提升任务的难度。举例来说,为了要更懂得倾听,毅民或许可以选择所有会议都不带任何电子装置,但这会是个太困难的转变。因此,他选择从每天一场会议开始,而在这之后,可以选择是要增加不带电子装置的会议场数,或是考虑采取其他可协助自己更懂得倾听的行动。

等到订出各项任务之后,只要计划好如何进行其中每一项任务,他就可继续进行日常工作。然而,光这样还不够。他可能在一开始很认真执行,却慢慢失去动力,被每天要做的事分散注意力,最后就回到旧的习惯。所以,毅民必须主动追踪自己的每日进度。

我建议可运用一个称为「Yes表」的简易追踪表,看自己在哪些地方的改变有进展,哪些地方进展不佳。如果你以为这会变成每日的苦差事,大可放心,这每天花不到两分钟的时间。

用这个检核表,每天检查自己是否达成各个习惯,达到的写「Y」,未达到的写「N」即可。让我们以下面毅民的表为例。

把Yes表列在手机等装置的首页,或是印成纸本,放在常看到的地方,再设定每日提醒,在一天工作结束后填写Yes表。追踪结果,就能让你对进展一目了然。大多数人在每天结束时数着Y和N,就会很有成就感。

追踪习惯几个星期之后,评估是否出现什么需要调整的模式。这种做法能让你看到自己的成功和失败之处,并协助你找出可能造成问题的地方。

举例来说,我和毅民检视他的行为模式,他发现自己总在星期一无法恰当地授权。他了解到原来是因为每个星期的第一天,他都要与一位表现不佳的员工开会,他不敢授权给这位员工,是因为担心对方无法做好那些工作。毅民理解这个情况之后,下次与这位员工一对一开会时,他的做法就大不相同:不是自己接手这位员工的工作,而是提出更直接的意见。如果他没能注意到这个趋势,可能永远都找不出自己无法授权的背后原因。

检讨自己的行为模式,让毅民知道自己是否已做好准备,可以采取另一个有助于达成目标的习惯。习惯一天一场不带电子装置的会议后,毅民慢慢增加场数,直到四个月之后,他再也不在任何会议上使用那些装置。甚至因为已经养成习惯,他也不再追踪不带电子装置的会议次数。这么一来,他就有心力去注意另一个新的习惯。于是,毅民把追踪表上「更懂得倾听」这个目标项下列出的习惯,换成了新的习惯:每天至少一次,用不同方法重述一次别人对他说的话。就这样,他针对自己的三项目标,不断重复这种建立一个习惯、再新增另一个习惯的模式。一年之后,毅民的部属觉得他已经更懂得倾听、更能专注与人共事、管理时也更能授权。

人人都能为了达成梦想或改善行为,而设定各种目标,但如果没有明确可行的做法向前迈进,以及衡量进展的方式,就可能再次回复过去的旧习惯。花一点时间,想想如何达到目标,从小步开始迈进,而且要记下自己的进展。很快地,你可能就会发现自己已培养出一些正面的新工作习惯了。

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