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谈谈自我管理的重要性

8月 10, 2019 - 自我管理

自我管理对于企业的领导者而言是如此重要,以至于越来越多的管理培训课程开始聚焦这方面的内容。但这些课程的质量大多良莠不齐,在笔者看来,最有效的提升自我管理的方法就是阅读了。而自我管理方面最经典的书籍又非《自我管理必读12篇》莫属。

本文的初衷并非荐读,但在阅读接下来的内容之前,你必须保证你已经具备基本的自我管理知识,如果答案是否,那么我建议你回过头来仔细翻看下《自我管理必读12篇》这本书。

下面我们进入正题,来谈谈自我管理对于领导者的重要意义。

领导者是一个组织中最宝贵的财产,因此,他们必须能够使用智慧和自制力来管理自己的时间、才能和情绪。军队里有这样一句古老的谚语,领导人都那么做,军队也会那么做。这条谚语也适用于商业组织。领导者的行为总是非常明显,大家都在仔细地观察他们的行为。实际上,极为引人注目,这既是领导的特权,又是它的重大责任。

一名领导者要获得成功,有三个关键方面的自我管理。第一,有才干的人必须将他们的精力和能力集中在需要优先处理的活动上。他们必须设定艰难的优先次序。这种选择性会为组织设定效仿的榜样。第二,领导者必须能够将嘈杂抛开,减少琐事,充分利用每一分钟;简单地说,他必须成为个人时间管理方面的专家。第三,或许也是领导者在自我控制方面的一个最重要的因素就是管理自己的情绪。领导者总是处于重压和连续不断的压力之下,因此,他们在遭到攻击的时候能够保持内心平静和安宁的能力就很重要。跟随者希望他们的领导者能保持一种稳定性,那种优柔寡断、做事非常情绪化的领导会让他们感到厌烦。让我们更详细地讨论一下自我管理的三个方面。

注意轻重缓急

领导者的一个最高的责任,是要有选择性地运用资源,将精力集中在那些能够产生最大效果的领域内。领导者不能将大量时间花在那些不重要的小事上,他需要将自己的努力集中在那些能在组织内产生最大的正面影响的地方。任何一位领导者的约20%的精力将产生他的约80%的业绩,这一点无疑是正确的。我们的工业领域的一个悲剧之处在于,有能力的领导者和他们手下的关键人员的大部分的时间都被用来处理那些相对来说不是很重要的或者琐碎的小事。设定和保持优先次序并不像自制力和头脑韧性那样是一个需要智力的过程。人们通常都是在每件事上都倾注一点点心血,这很典型,原因有二。

​第一,我们经常担心没有把我们的资源分配给每一个可能的活动,免得错过什么。第二,我们不能控制自己,动动脑筋将那些重要的事情从不重要的事情中挑选出来。有选择地运用资源要求管理者首先决定,他和他的属下们应将努力和资源集中在哪些产品、哪些市场、哪些经销渠道以及哪些“最终产品使用”中。这个做出选择和设定优先次序的任务是人类必须要处理的最困难的问题之一。设定艰难的优先次序的秘密在于,要培养一个人抓住本质的本能。领导者的关键性工作时要有效地分配他所控制的资产,尤其是他自己的时间和才能。

活动是如何实施的,这很重要,但是,确保关键性的人员在处理正确的事务这一点同样重要。最简单、最安全的方法,是将任何一个组织的资源分配给尽可能多的机会,并希望没有错过任何一个方面。然而,管理方面只有在这种情况下才会出成绩:领导者勇敢地将组织和他们自己的最主要的能源分配给优先性最高的事务,并排除琐碎的事务。总的来说,领导者要正确地做事,有很多当务之急需要去做。这反映了他们追求高效率的愿望。他需要有更多的注意力,来首先决定哪些是需要做的正确的事情。为寻常事务找到伟大的解决方案,或者出色地完成一些不相干的琐事,这是最徒劳无功的。

领导者要有选择性,这种需求是普遍性的,这种选择性就是要决定将精力和才能集中在什么地方。在明智地分配资源这一点上,没有什么比领导者使用自己的时间的方式更重要。一名领导者如果被不重要的或不相关的琐事牵绊,那么它将无法在自己的组织中分配重要资源或重要任务。尽管如此,大多数领导者的日常工作时间仍然被一些相对来说不太重要的任务所侵占——这些任务有很多都是强行付诸他身上的。如今,由于资产和生产工具(劳动力、能源、机器)的高成本,选择性的重要性越来越高。而且,追求利润边际的压力和日益加剧的竞争,使日益减少的资源对质量不是最高的机遇的允许限度逐渐降低。我们必须学习如何更少地、更好地利用。

如果一个人能够生存下来,并成长为一名领导者,那么他就需要找到那些使自己与众不同的数量上相对较少的方面,并继续将精力集中在这些方面。最困难的事情,特别是从一名积极进取的领导者的角度来看,是要避免对所出现的问题或机遇无一例外地去事必躬亲。高度地关注这一点,将要求领导者找出所有那些重要的领域,以便在这些领域中产生重大的影响作用。这可能包括他花费自己大多数时间与之共同工作的关键人员、所参加的那种策划性工作,以及决策方面的注意力所集中在的那些领域。作为他的组织范畴内的一个关键资源,领导者必须像分配组织中其他东西一样明智地分配他的优先次序。

进行时间管理

对领导者来说,最普遍、最麻烦的问题就是找到足够的时间。自有记载的历史以来,这就一直是高效能领导者所面临的一个问题。它可以归结为这样一个简单的事实:领导者不断地面临着如何在每一个小时、每一天完成更多工作这个本质性的斗争。

提高一个人的时间管理效率的基本先决条件,是培养正确的心境。在一个人的意愿程度与他较好地使用时间之间,可能存在一种密切的联系。一个人需要通过推动、驱动和不断的努力来持续地训练自己去工作。这要求培养一种紧迫感,以在脑海中保持一种意愿,去完成下一个工作,并尽快去完成它。

形成正确的心境的一个不断出现的障碍在于,人们经常会认为,为了有效地思考,他们必须要首先处于适当的位置,置身于适当的环境下。在很多情况下,将深入思考或艰难思考推后只不过是一种拖延战术,他们不愿意承担思考这项艰苦的任务。

时间管理真正的关键之处是,如何充分地利用一天中随时出现的小段的时间。领导者过的是一种中断的生活,因此真正的技能不光是集中精力,而是迅速地将你所有的注意力集中转移到手头的某一项工作上来,并在这项工作完成后,立即转移到下一项任务上去的能力。这也就是说,培养一种能高效地使用在正常的日常间断中出现的小段时间的自控力和艺术。

对这个问题,我有两点建议:不断地强制你自己,将精力集中在那些高度优先的任务上,将琐事推开;在一天当中始终都要驱动你的思维,将精力只集中在手边的一项任务上,去完成它,然后立即转向下一项任务。这个问题真正的关键之处在于,你能在下一个5分钟之内完成多少工作。

管理自己的情绪

领导者的生活是紧张而忙碌的,他在压力之下进行经营,因此,耐性可能很快消失,而抵消生产力的情绪会爆发。成熟的领导者需要有很高的沸点——一个很高的爆发点。“大”领导很少会“勃然大怒”。相反,他们会将发怒保留到关键的时刻,在那种时刻,他们发怒将会在谈判或者激励人们的过程中有效地扭转局势,例如董事会在达成一项重要的决策时所做的正确的事。

在领导者的生活中,还会有一些挫败感,那就是他们需要去应对那些不确定性和模糊性。例如,与上司和属下们的关系永远都不可能在事先得到完整地描述,因此,领导者必须不断地通过探索和试验来谨慎行事,并从某种程度上,随着事态的发展而形成策略。所有这一切都意味着,领导者在不断地处理一些具有一定程度的不确定性和模糊性的关系。

亚历山大大帝(公元前4世纪)就是领导者的一个很极端的例子,他拥有极强的实力,但是,他的情绪上的极度不稳定性极大地束缚了他的手脚。他经常会陷入无法控制的大怒,曾不止一次用剑杀死过身边的好人。在这种爆发之后,很长时间内他都会陷入深深的沮丧和懊悔。另外,亚历山大大帝还很明显地酗酒,这是他在情绪上的不稳定性更加复杂,或许对导致他在年仅32岁就去世的健康问题也有一定的影响。我会想,假如亚历山大再多活几年,或者没有在沮丧中浪费那么多时间,他将能够做出什么样的英雄壮举,这总会让我的想象力驰骋到很远很远。他不能管理自己的情绪,这实际上是一个需要背负的很沉重的磨难。

每一名领导者都必须与他内心的焦虑和情感作斗争,并获得最终的控制权,同时散发出一种高度的自信心。这里需要思考很重要的两点:其一,几乎没有人会对一名情绪上反复无常的领导者或者一名过于频繁地失控、大发雷霆的领导者做出很好的回应。这使得将自己的情绪控制在合理的限制范围以内变得很必要。

或许比这更加重要的,是养成一种内心的平静,一种冷静的态度,使领导者得以去面对那些突发情况以及领导过程中的失望和压力,而不会产生那些具有自我破坏作用的愤怒、挫败感和不耐烦等。领导者需要培养一种灵魂的宁静。很清楚,罗纳尔德·里根总统的一种伟大的力量在于他内心的宁静——一种不需要经过令人烦恼的过分的担忧而做出艰难的决策的能力。如果没有这样一种内心的冷静和安宁,就我们的工业化或机构化社会中那些具备高生产率的领导者所需要的能力水平来说,要保持与时代同步、保持高质量的思考将很难,或者可以说是不可能的。

谈谈自我管理的重要性领导者不仅必须持有一种决不“沮丧”的态度,他还需要不断地鼓舞其他人的士气。这要求散布积极思考的信条、散发出纯粹热情的力量。只有当领导者提起了其他人的心志,他自己的精神面貌才会得到提高。在个人情绪得不到控制的情况下,领导者做不到这一点。在这一点上有一个很好的例子,他就是第一芝加哥公司(第一国家银行)前董事长巴里·沙利文(BNw Sullivan)。在该银行工作的最初几年,沙利文先生显然有很多问题(特别是大额贷款呆账)、挫败感和失望。他进人了一个艰难的境地,这个艰难境地不断地要求他有能力和耐性。在保持自己的冷静以及以一种受控制的、成熟的方式管理自己的情绪方面,他做得非常好。有人说他“非常镇定”。尽管在他的领导中有很多其他的因素,但是,他保持“镇定”这一事实使他给人一种成熟的感觉,为银行里的其他工作人员和管理人员树立了良好的榜样。