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数字化时代,如何提升效率?

6月 19, 2015 - Featured, 自我管理
数字化时代,如何提升效率?

信息技术以多种途径强行占用了我们的时间,而我们却忘了使用数字化工具原本是为了让生活更轻松。倘若使用得当,生活的确会更轻松。笔者从事信息技术运用研究20年,发现以毒攻毒之法非但可行,且势在必行。

当今数字化时代,“关机”一途并不可行。诸多工作、沟通和社交活动皆通过电子设备进行,少有人能承担在工作日长时间离线的结果,甚或连晚上和周末也不例外。 塔塔通信(Tata Communications)最近一次调查显示,在美国、欧洲和亚洲,人们每天花在网络上的平均时间超过5小时,64%的人在无法联网时感到焦虑。

品牌及市场营销机构Element Three创始人兼总裁蒂芙妮·绍德(Tiffany Sauder)知道“始终保持在线”这个要求对于正在发展的公司的高管而言是何等挑战。自2011年大获成功、签下一位大客户后,她便做好准备要为公司和自己打造更高的公众认同度。她知道自己需要开始用推特,但打造社交媒体形象对一个已然被各种信息淹没的人来讲不啻于又一件苦差。“电子邮件简直是噩梦,”她说,“感觉就像我在为收件箱工作,不是为我自己工作。”

蒂芙妮的问题不在于信息技术,而在于她的使用方法。她与笔者见过的许多高管一样,不会自行寻找专为提高在线交流专注度和效率而设计的工具。

第一步,你要摒除“保持跟进”迷思——“保持跟进”意即你可以处理所有电子邮件、阅读媒体上所有的重要信息,在社交网络上发布有见地的内容,并且从不出错。千万别这么想。你的目标应当是将自己接收的信息分类并设限,精简阅读,只对重要信息进行回应和分享。

举个例子,电子邮件几乎都不需要立即予以注意,而一些行业新闻与你的工作全不相干。为收件箱设限可能有些困难,寻求笔者建议的多数人都十分担心会错过一些东西。但他们着手过滤掉垃圾信息后便发现,自己能够更高效地与客户和同事交流、跟进行业动态、树立社交形象,而这一切所需的时间投入并不多。

电子邮件可能是最易引人分心的存在之一。倘若你的收件箱总是塞满邮件,或者你忙于回复邮件而无暇完成其他工作,那么借助工具自动完成一部分整理邮件的工作将大有裨益。Outlook、Gmail及其他许多主流电邮工具都可以设置邮件过滤条件,确保只有最必要的邮件能寄达收件箱。你可以设置将不太紧急的邮件自动归档至其他文件夹,以待稍后查看。

无须立即查看的电子邮件包括新闻、购物收据、公司内部通知、社交媒体通知、抄送的邮件乃至已在日历上有标记、不必从邮件中查看的会议邀请。记住,这些信息并未消失,而是存放在其他文件夹里待你方便时查看。每天或每周安排一个小时浏览这些邮件,频率依其具体内容而定。

过滤电子邮件会为你对收件箱的邮件进行分类查阅提供便利。如果担心会有重要信息被误判为垃圾邮件,你可以定期浏览所有邮件(在Gmail中选择“所有邮件”,或在上方搜索栏中键入字母“a”以显示全部邮件)。

至于新闻,自动化也能提供同样的便利。多数人广泛关注各种内容产出方、意见领袖和话题,但如果你在网络上乱逛、浏览许多不必读的社交媒体状态或文章,那就是浪费时间。你可以利用新闻阅读应用如feedly、Flipboard或Reeder收集与自己相关度最高的内容。

你可以关注或订阅最感兴趣的新闻源、博客和话题讨论,通过新闻应用一次性获取所需内容,然后每天或每星期留出一段时间专门阅读。

倘若你十分清楚自己碰到的文章类型,此法会令你受益颇多。举例来说,要设置自定义文章订阅源,先找个搜索引擎试试不同的关键词、标签和符号组合,比如“效率和自动化”这样的组合,再把搜索结果放进一个或多个RSS(意为“真正简易聚合”)订阅中。不是所有搜索引擎都提供RSS订阅服务,而且一些搜索引擎的RSS有点儿难找,但你只要把自己创建的订阅源地址粘贴到新闻阅读应用里就可以了。

记住,你不可能也没有必要读完所有东西。你要找的是自己领域内的重大事件和洞见,外加一点能让你就新事物思考一下的特殊内容,以及一些可供分享的独特东西。

那么你自己的网络产出呢?点赞、收藏和发推特可以帮助你在业内建立信誉、发展新的关系,但打造和维护网络形象须耗费大量时间。因此,笔者建议忙碌的高管将此项工作部分移交自动化处理。

一个简单的办法是借助你设置的新闻阅读应用。这种应用大都提供一键分享到推特、领英和Facebook的功能。此外,Hootsuite、Buffer或 Social Inbox等工具可向多个社交媒体推送信息,并可提前设置发送时间,更为便捷高效。将这样一个系统设置好,你就能在不到一小时的时间里创建足够更新一周的 内容。

只要在浏览新闻阅读软件时将有价值的内容加入推送列表,必要时添加评论。如此在阅读时稍加动作,便可在社交媒体上维持你的存在感,即使无暇搜寻可供分享的最新链接亦无伤大雅。

如今蒂芙妮正坐拥自动化带来的若干益处。她用Gmail过滤功能将市场营销相关新闻、社交媒体通知与必读重要邮件分开,白天查看电子邮箱时便能集中注意力处理重要事务。她每周设置了几个时间段留意行业动向,用Social Inbox发布与自己读到的行业新闻内容相关的信息。她不再为收件箱工作,并且重新获得了晚上的闲暇时光,而公司业绩也节节攀升。

自动化无法消除数字化引起的分心,但可助你一臂之力。电子邮件过滤器、新闻阅读应用、定时内容发布工具以及其他工具,能够对争夺你注意力的内容进行整合精简,为你减轻负担,让你无论工作还是生活,无论在线与否,都能更好地投入重要任务。

原文:http:///29530.html

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